Obligations de l’entretien professionnel : tout ce que l’employeur doit savoir

Pour garantir le développement et la motivation des salariés, l’entretien professionnel joue un rôle fondamental dans la gestion des ressources humaines. Cet échange biennal entre employeur et employé permet d’évaluer les compétences, de définir les perspectives d’évolution et de fixer des objectifs concrets.

Les employeurs doivent se conformer à certaines obligations légales pour mener ces entretiens efficacement. Il est indispensable de préparer ces rencontres avec soin, en tenant compte des attentes et des besoins de chaque collaborateur. Une bonne préparation contribue non seulement à l’épanouissement des salariés, mais aussi à la performance globale de l’entreprise.

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Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un moment d’échange biennal entre le salarié et l’employeur. Il permet de faire le point sur l’évolution du salarié, ses besoins de formation et ses souhaits de mobilité. Cet entretien ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel d’évaluation, qui porte principalement sur les performances et les objectifs atteints.

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Objectifs de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel vise plusieurs objectifs :

• Évaluation des compétences : identifier les compétences acquises et celles à développer.
• Définition des perspectives d’évolution professionnelle : discuter des souhaits de mobilité et des possibilités de progression au sein de l’entreprise.
• Formation et développement : établir un plan de formation en s’appuyant sur le compte personnel de formation (CPF) et d’autres dispositifs.

État des lieux récapitulatif

Tous les six ans, l’entretien professionnel inclut un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a :

• Bénéficié d’au moins une action de formation.
• Acquis des éléments de certification, par la formation ou la validation des acquis de l’expérience (VAE).
• Connu une progression salariale ou professionnelle.

Impact sur la gestion de l’entreprise

Pour l’entreprise, les entretiens professionnels sont un outil clé de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Ils permettent de mieux aligner les aspirations et potentiels des salariés avec la stratégie économique de l’entreprise. En capitalisant sur ces entretiens, l’entreprise peut établir un plan de développement des compétences cohérent et adapté aux besoins de ses équipes.

Le conseil en évolution professionnelle (CEP) peut aussi être abordé lors de ces entretiens, offrant aux salariés un accompagnement gratuit pour faire le point sur leur situation et leurs compétences professionnelles.

Les obligations légales de l’employeur

La loi du 5 mars 2014 impose aux entreprises d’organiser des entretiens professionnels tous les deux ans. Cet entretien est distinct de l’entretien annuel d’évaluation. L’entretien professionnel permet de faire le point sur les compétences du salarié et d’envisager son évolution professionnelle.

La loi du 5 septembre 2018 apporte une certaine flexibilité : un accord collectif d’entreprise ou de branche peut prévoir une périodicité différente. L’entretien professionnel reste une obligation légale. Tous les six ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit être réalisé.

En raison de la pandémie de Covid-19, l’ordonnance du 1er avril 2020 a introduit deux adaptations majeures pour les entretiens professionnels :

• Un report des entretiens initialement prévus en 2020.
• Une prise en compte plus souple des objectifs de formation et de progression professionnelle.

Les OPCO (opérateurs de compétences) peuvent conseiller les entreprises sur les modalités d’organisation et les enjeux de l’entretien professionnel. Ils jouent un rôle fondamental dans l’accompagnement des entreprises, en particulier les PME, pour la mise en œuvre de ces obligations légales.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions pour l’employeur. Effectivement, les entreprises doivent veiller à ce que chaque salarié bénéficie de ces moments d’échange et de réflexion sur son avenir professionnel.

Les conséquences du non-respect des obligations

Le non-respect des obligations liées à l’entretien professionnel peut entraîner des sanctions pour l’employeur. Effectivement, la loi prévoit des mesures coercitives pour s’assurer que les entreprises respectent ces rendez-vous périodiques. L’une des conséquences les plus directes est l’obligation pour l’employeur de verser des abondements correctifs sur le compte personnel de formation (CPF) du salarié.

Ces abondements correctifs, fixés à 3 000 euros par salarié, doivent être versés lorsque l’employeur n’a pas respecté ses obligations en matière d’entretien professionnel tous les deux ans ou de réalisation de l’état des lieux récapitulatif tous les six ans. Ces versements sont destinés à compenser le manquement de l’entreprise et à permettre aux salariés de continuer à se former.

Le non-respect des obligations peut aussi impacter la réputation de l’entreprise, nuire à la motivation des salariés et compliquer la mise en œuvre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Le risque juridique et financier pour l’employeur n’est donc pas négligeable. Pour éviter ces conséquences, il faut suivre les recommandations des OPCO et de mettre en place des processus clairs et rigoureux pour le suivi des entretiens professionnels.

En synthèse, le respect de ces obligations n’est pas seulement une question de conformité légale. Il s’agit aussi de garantir un accompagnement optimal des salariés dans leur parcours professionnel, tout en renforçant la performance globale de l’entreprise.